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Un événement Hybride peut être structuré de différentes manières, mais sa performance doit reposer sur une construction communautaire cohérente, pour ne pas se retrouver avec des exposants en présentiel et des visiteurs en ligne !
Nous hybridons tous nos événements depuis 2012 : découvrez 5 approches et retours d’expérience pour choisir le format qui vous correspond.
Ce format le plus commun est le plus évident et le plus simple à organiser. Le choix est donné aux participants d’opter pour une participation sur site ou de chez eux.
- Les exposants étant forcément en présentiel, il est indispensable d’offrir la couche de service Premium d’accès aux rendez-vous visio de manière fluide et sans embûche. Cela passe par la mise en place d’une infrastructure matérielle visio multiplexée notamment pour les rendez-vous d’affaires, sans faille.
- Travail en amont de structuration de l’offre produit pour sécuriser les visiteurs en présentiel via des sous-produits «money can’t buy » et des services boosters de business exclusifs au présentiel.
- Activation de systèmes « earn & burn » pour inciter les visiteurs à se rendre massivement en présentiel.
- Et surtout, multiplier les moments décalés, mais R.O.Istes en termes de mise en relation affinitaire pour un travail en profondeur de la partie subjective du lien humain généré !
Pour éviter le risque majeur de se retrouver avec un présentiel constitué à 80 % de preneurs d’ordres/exposants faisant la majorité de leurs rendez-vous avec des visiteurs en visio, il est indispensable d’utiliser des « smart functions » de type scoring et boutiques en ligne conditionnelles débloquant des fonctionnalités inédites au présentiel automatiquement.
Les événements hybrides sont en passe de devenir durablement la règle dans notre industrie. Bien pensés en amont, ils peuvent surperformer en termes de R.O.I. des visiteurs et des exposants. Mais l’approche première simple d’hybridation avec peu de règles de gestion (cf Cas 4) est un risque majeur pour la satisfaction des participants et surtout des exposants et peut mettre en péril la pérennité de l’événement.
Quitte à hybrider, poussons la réflexion en profondeur et réinventons nos modèles de manière plus poussée pour aborder les 2020’s de manière sereine et vraiment adaptée aux attentes de nos clients.
Nous avons également testé pour vous ce format très efficace lors des Summer Online Meetings entre autres :
- Une formule présentielle le soir, Online la journée.
- 20 Rendez-vous Online de 15 minutes le matin
- Rendez-vous de 30 minutes avec les 5 et 4 étoiles l’après-midi et ateliers entre pairs
- Afterwork en fin d’après-midi et soirée : déjeuners placés, mais à chaque plat, les preneurs d’ordres changent de table.
Objectif principal ? Que les participants repartent de l’événement avec un maximum de leads qualifiés et de deuxièmes rendez-vous posés dans les deux semaines suivantes.
Là encore, Vimeet est la seule plateforme au monde à pouvoir assurer ce format hybride fondé sur le scoring des notes post-rendez-vous afin d’optimiser les relations affinitaires lors d’une deuxième session d’approfondissement ou lors des déjeuners et dîners.
Ce format est très intéressant pour l’approche de communautés verticales en phase d’acceptation de nouveaux entrants.
Cela permet de préparer les participants lors d’une journée online de formation à la fois marchés, mais aussi de préparation aux rendez-vous d‘affaires (comment se présenter au regard du marché abordé, icebreakers, opportunités de la filière pour prioriser ses rencontres etc.) et remise d’Awards pour récompenser les meilleurs élèves. Cela permet aussi de les motiver et de les coacher afin d’assurer un taux de présence maximum quelques semaines ensuite lors de l’événement 100 % physique.
Enfin, nous constatons à l’arrivée, un taux de validation de demandes de rendez-vous bien plus élevé dans ce cas d’incentive communautaire préalable au salon physique.
100 % de participants en présentiel, mais au travers de plusieurs villes ou pays d’accueil interconnectés le même jour via les algorithmes Vimeet, que ce soit pour les One-to-One, les conférences, les challenges…
Les communautés locales interagissent en présentiel et rencontrent les participants des autres sites d’accueil de l’événement en ligne. Les moments affinitaires sont multipliés pour travailler en profondeur les sous-communautés locales.
Vimeet est la seule plateforme au monde à pouvoir assurer ce format hybride idéal.
100 % de participants en présentiel et globalement la même approche que le CAS n°4 sauf qu’ici chaque événement est porté par un organisateur différent. Cette optique reprend le constat du double badge présentiel : interconnecter des événements ayant lieux le même jour pour créer des synergies de participants.
Interrogeons-nous sur une nouvelle opportunité d’associer nos forces en tant qu’organisateur d’événement. Comment développer mes communautés verticales en apportant des solutions innovantes exogènes en provenance d’autres univers et donc événements ?
Chaque événement est unique et l’organisateur expert est au cœur du dispositif. L’hybridation nous offre une chance incroyable : casser les barrières entre organisateurs pour créer des offres et positionnements nouveaux à forte valeur ajoutée. Le partage des forces, des valeurs, des communautés pour apporter du renouvellement et du sens à nos événements et à nos participants doit être le fer de lance de nos stratégies.
Demain nous n’interconnecterons plus uniquement les individus mais bien les événements pour casser les barrières et les frontières des échanges. Vimeet 365 est la seule plateforme au monde à pouvoir assurer ce concept tout au long de l’année Seul on va vite, ensemble on va plus loin, c’est peut-être ça l’hybridation composite de demain où 1+1= 3
En bref, optez pour le meilleur des deux mondes : les atouts du physique dopés par la puissance du digital !
