Créer des événements virtuels inoubliables

Les innovations de la tech et l'évolution des attentes font apparaître de nouvelles pratiques digitales dans l’événementiel moderne. C’est dans ce contexte qu’émerge l’avènement des événements en ligne, qui donnent une nouvelle façon de rassembler des professionnels à un instant donné pour échanger et développer leur réseau. 

Ceux-ci sont si commodes et accessibles, que le défi des organisateurs est désormais de s'efforcer à proposer des expériences captivantes qui laissent une impression durable. Explorons ensemble les meilleures pratiques pour transformer votre événement numérique en une expérience inoubliable qui dépasse les attentes de vos participants.

SOMMAIRE

• Mise en scène stratégique : Préparer le terrain pour le succès
• Créer un environnement virtuel captivant
• Intégration transparente de la technologie : Expérience conviviale
• Engagement après l'événement : Maintenir l'impact
  

🎭Mise en scène stratégique : Préparer le terrain pour le succès

20 secondes. C’est le temps moyen nécessaire pour faire une bonne impression. À l’instar d’une rencontre physique, votre identité visuelle est le premier des éléments marquants pour vos participants. Aussi, il est capital que l’on sache reconnaître votre événement et votre marque en un coup d'œil. 

Gardez en tête qu’en termes d’expériences numériques (vidéos, jeux-vidéos, lives) l’immersion est le maître mot. Bien que la technologie ne nous permette pas encore de recréer les odeurs ou le fait de pouvoir toucher/tester des produits, elle peut s’avérer très efficace pour créer une atmosphère immersive. En utilisant un logiciel ou un fond vert sur lequel peut s’afficher un visuel correspondant exactement à la thématique de votre événement et à votre identité visuelle, vous marquerez facilement les esprits des participants. De plus, vous pouvez simplement renforcer le sentiment d’immersion avec quelques lumières bien placées. C’est l’occasion de les personnaliser aux couleurs de votre marque/événement. 

Vous pouvez bien sûr pousser la mise en scène en créant une pièce remplie d’objets faisant référence à d'anciennes éditions ou qui représenterait une anecdote issue de votre parcours professionnel. L’idée nous vient des influenceurs, mais elle est complètement applicable ici, vous pouvez imaginer un moment de convivialité pendant lequel les participants peuvent vous interroger sur ces bibelots qui composent votre décor. 

Ensuite, pour ceux qui veulent jouer les journalistes en devenir (et qui ont une pièce en trop), vous pouvez recréer un plateau digne des plus grandes chaînes d’information en continu. Le défi majeur est le risque de privilégier l’alchimie avec les intervenants au détriment des interactions avec son audience. Ce qui rejoint notre second point d'orgue : l’interactivité.

👨‍💻Créer un environnement virtuel captivant

Susciter l'intérêt de son public lorsque celui-ci se trouve à quelques mètres est déjà un exercice difficile. En digital, il faut donc redoubler d’inventivité dans ses choix d'outils. Ceux-ci doivent être tous destinés à un objectif : créer de l’interactivité avec vos participants !

Vous pouvez profiter de la clôture d’une conférence intervenant pour instaurer un temps d’échange avec l’audience : ont-ils apprécié le contenu ? Le format ? Ont-ils des questions qu’ils souhaitent adresser au speaker ? etc. C’est lors de ces occasions que vous pouvez prendre la température de vos participants, les interroger sur la pertinence de la présentation et du speaker qu’ils viennent de voir et les sonder pour connaître les sujets qu’ils souhaitent aborder lors de la prochaine édition. 

Justement, les sondages peuvent vraiment vous permettre d’obtenir des retours sur les attentes et les besoins de vos participants en direct en plus de créer des moments d’animation ponctuels. Au même titre que l’utilisation de sondages, incorporez des éléments de jeux pour maintenir l'implication, l'enthousiasme et la concentration de vos participants. En créant des séquences de mini-jeux en équipe telles que des QCM, ateliers collectifs, time’s up, codename et autres jeux qui pourront s’adapter à votre thématique, vous encouragez la collaboration et les rencontres entre vos participants, rendant ainsi votre événement plus mémorable.

😄Intégration transparente de la technologie : Expérience conviviale

Pour vous assurer le meilleur taux de participation à un événement physique, vous serez d’accord avec nous pour dire que le lieu est un facteur déterminant. Un salon sur les sports nautiques à Châteauroux ou à Auxerre n’aurait pas les mêmes retombées que s’il avait lieu à Nice ou à Saint-Malo, on est d’accord. Pour votre événement en ligne, le raisonnement est le même, car le choix de la plateforme sur laquelle héberger votre événement va être primordial. Celle-ci doit regrouper 3 critères : 

• La convivialité : vos intervenants pourraient jauger leur auditoire grâce à des stickers/émoticônes et autres réactions en temps réel qui pourront rendre l’expérience bien plus humaine et l’option de demande de parole (ou levée de main) peut rendre les sessions de questions/réponses beaucoup plus fluides et agréables.
  
• La facilité de navigation : vos participants sont probablement composés de plusieurs tranches d’âge et de personnes plus ou moins à l’aise avec les outils numériques. Pour les quelques avantages d’options flashy, ne vous fermez pas la porte à certains participants en choisissant une plateforme trop complexe.
• L’accessibilité : tel que pour notre exemple de salon des sports nautiques, vous devez mettre toutes les chances de votre côté en choisissant pour votre événement un logiciel compatible avec le plus d'appareils possibles. Que vos participants utilisent un ordinateur, une tablette ou un smartphone, ils doivent pouvoir prendre part à votre événement en ligne de façon simple et organique.

L’idéal pour choisir la plateforme faite pour votre événement est d'effectuer des tests approfondis pour identifier et résoudre les problèmes techniques potentiels avant l'événement, afin de minimiser les perturbations et d'améliorer l'expérience globale de l'utilisateur.

🔁Engagement après l'événement : Maintenir l'impact

Prolongez la durée de vie de votre événement virtuel en favorisant l'engagement post-événement. Fournissez un accès à la demande aux replays, créez des forums de discussion pour poursuivre les conversations et encouragez les participants à partager leurs expériences sur les réseaux sociaux. Utilisez l'analyse pour recueillir des informations sur le comportement et les préférences des participants, afin d'éclairer la planification des événements futurs et d'assurer un cycle continu d'amélioration.

Avec l'essor des événements en ligne, les organisateurs doivent s'adapter à l'évolution du paysage et adopter des stratégies innovantes pour offrir des expériences exceptionnelles. En mettant en œuvre une mise en scène stratégique, en créant des environnements virtuels captivants et en utilisant des outils technologiques de pointe, vous pouvez dépasser les attentes de vos participants et créer un impact mémorable lors de votre prochain événement numérique. Saisissez les opportunités offertes par les événements virtuels et laissez une impression durable à votre public.