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Contexte
Chaque année, le département des Yvelines, des Hauts-de-Seine, la ville des Mureaux et l’association Invie*, s’associent pour organiser le salon E-tonomy. Dédié à l’innovation dans les domaines du bien-vieillir et du handicap, il vise à :
- Permettre à l’écosystème de la filière innovation et autonomie de se rencontrer et d’échanger sur les thématiques d’actualités
- Développer des technologies innovantes au service des bénéficiaires et des acteurs du médico-social, grâce à l’intelligence collective.
Objectifs
Après 4 éditions à destination d’un public mixte (les professionnels mais aussi le grand public), à partir de 2021, le salon E-tonomy s’est tourné vers une cible 100% professionnelle, avec un objectif clef : la création de business.
Au programme :
- Professionnaliser l’événement : favoriser la mise en relation entre les acteurs BtoB de l’aide à la personne, pour stimuler l’intelligence collective et créer des synergies.
- Être 100% inclusif : rendre accessible l’événement à toutes les personnes. Cela concerne aussi bien l’accessibilité physique, que géographique ou encore linguistique.
- Mettre en avant les exposants, en leur créant un espace dédié ; tout en prenant en compte les visiteurs qui ne seront pas présents sur place.
Stratégie
Mise en place d'un service de rendez-vous d'affaires
Afin de faciliter le parcours des participants, la plateforme Vimeet a été utilisée tout au long de l’événement :
- Espaces d’inscription et de paiement pour les participants
- Utilisation comme CRM pour la communication
- Gestion du back-office pour piloter la mise en place de l’événement.
Pour la première fois depuis sa création, le salon E-tonomy a mis en place un espace de rendez-vous Business One to One.
- Avant l’événement, les participants ont eu accès à un catalogue prédictif (remontée des profils par pertinence) qui leur a permis de demander les rendez-vous de leur choix, directement sur la plateforme Vimeet.
- L’algorithme de planification a ensuite réparti l’ensemble des demandes dans le calendrier des participants, selon les disponibilités de chacun et de façon égalitaire.
- Ainsi, le jour J, chaque visiteur a passé les portes (virtuelles ou matérielles) de l’événement en sachant qui rencontrer, où, et quand.
Après l’événement, la plateforme est restée ouverte pour donner la possibilité de regarder les replays et de récupérer les coordonnées du catalogue. L’idéal pour une veille et un suivi post événement de qualité.
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Adaptation au format hybride
Accessible principalement en voiture et ouvert à l’international, l’événement présentait des défis logistiques et linguistiques.
- Pour que l’ensemble des participants puissent accéder à l’intégralité des contenus (conférences, rendez-vous d’affaires et stands exposants), le salon E-tonomy s’est déroulé sous un format hybride : digital ou présentiel, les participants choisissaient leur format dès l’inscription.
- Toutes les conférences ont été interprétées pour la 1ʳᵉ fois en langage des signes, en direct et transmis par la suite en replay. Une conférence « regards croisés internationaux » a même été traduite de l’anglais vers le français en Live simultané. Les conférenciers étaient sur scène, mais plusieurs intervenants ont pu aussi s’exprimer depuis leur lieu de résidence (à l’étranger ou en France) sans se déplacer, ce qui a accentué le côté « hybride » de l’évènement, même dans l’organisation.
- L’ensemble des conférences était également disponible en Live sur la plateforme Vimeet avec possibilité d’interactions (chat, vote…). L’ensemble des personnes intéressées par la thématique a ainsi pu y assister.
L'hybridation au service de la mise en avant des exposants
Présents sur place, les exposants souhaitaient également pouvoir échanger avec les personnes à distance : un double stand leur a été permis.
- Une présentation physique, au sein d’un espace dédié, au format de leur choix (2 m², 3 m², 9 m², 12 m²) accompagné de visuels imprimés sur toiles cirées unifiées.
- Ainsi qu’une présentation directement au sein de la plateforme, au format de stand virtuel.
L'accompagnement personnalisé des participants
La mise en place de nouveaux formats peut déconcerter certains participants habitués aux éditions précédentes. Une équipe dédiée a suivi l’ensemble du processus de participation :
En amont de l’événement, un système de chatbot permettait de répondre aux questions des participants (comment venir, comment se connecter, comment récupérer son badge) mais aussi des partenaires (utilisation des codes d’invitation).
La réservation des chambres et dîners a également été mise en place directement depuis la plateforme, tout comme la location d’écrans digitaux.
Une personne responsable de la relation clients a été ajoutée à l’équipe pour permettre aux exposants d’avoir une personne dédiée au suivi de leur présence et ainsi être accompagné jusqu’au jour J de manière efficace : éléments de communication à transmettre pour l’impression, astuces pour mieux tirer parti de leur participation, suivi du règlement, informations montage/démontage….
Pendant l’événement, l’équipe dédiée était présente sur place pour suivre le parcours des participants présents en physique ou en ligne, et s’assurer de la satisfaction de chacun.