Fonctionnalités de la plateforme

Plateforme d’Inscription

Génération d’un environnement Vimeet
Module d’export CSV fiches et participants simplifié
Module d’import des participants
Intégration des visuels du site d’inscription
Ajout de menus personnalisables
Définition du besoin pour les inscriptions
Création des formulaires d’inscription en ligne
Paramétrage de l’événement avec les filtres « Quels participants voient qui/quoi ?»
Tests et mise en ligne de la plateforme d’inscription à l’événement.

Capture de leads pour les exposants

Enrichissement, mise à jour et qualification des bases de données
Recrutements participants et Top Buyers
Accompagnement et relance des pré-inscrits
Lors d’un événement physique : Mise en place module « scan QR Code »

Gestion post-événement

Synthèse de l’événement
Remontée et analyse des KPI
Enquête de satisfaction

Assistance et suivi des participants

Hotline
Chat box dédiée aux participants

Suivi et assistance téléphonique des participants pour leur planning de rendez-vous

Suivi sur la base de vos inscrits à l’événement
Qualification des bases de données
Génération de trafic
Détection d’intérêt exposant
Confirmation pré-enregistrée
Direction de projet des équipes commerciales

Catalogue des participants

Création d’une maquette du planning de rendez-vous
Double accès au catalogue des exposants : public et privé
Filtres et tris du catalogue multiples (pertinence, alphabétique, typologies participants…)
Accès à la création de fiche de présentation pour chaque participant :

Mise en avant multimédia des produits / services
Définition précise offres et / ou besoins

Corrélation fine offres vs besoins par l’IA

Matchmaking :

Corrélation fine offres vs besoins par l’IA
Catalogue avec remontée des profils les plus pertinents
Filtres avancés, recherches selon critères précis
Priorisation des rdv
Règles de gestion de visibilité de profil
Réservation des lieux de rendez-vous

Agendas de rendez-vous d’affaires optimisés :

Envoi des plannings aux participants
WebAPP Vimeet Live
Création template impression catalogue participants
Suivi et relances personnalisées des participants, depuis la plateforme Vimeet
Sourcing post-évènement

Tableau de bord & KPI

Accès à l’intégralité du back-office de la plateforme
Suivi en temps réel des statistiques de l’événement
Fonctionnement CRM (historique des visites, visibilité de toutes les actions des équipes Vimeet par l’organisateur)

Programme de l’événement

Gestion du programme par catégories : atelier, webinaire, conférence
Gestion du contenu : titre, description, visuels d’illustration, horaires et lieu (salle ou visio-conférence)
Gestion des intervenants : prénom, nom, fonction, photo et logo de la structure
Intégration avec API : génération de clé unique, intégration du programme synchronisé sur le site internet de l’événement
Inscriptions des congressistes et planification sur leurs agendas
Captation, broadcast, diffusion (live ou oré-enregistrée), hébergement et liens de replays

Boutique en ligne

Mise en place forfaits et options de participation payants
Mise en place du paiement en ligne en CB ou PayPal
Facturation proformat automatique
Modules d’export des données comptables
Honoraires comptables

Conception marketing & stratégie de communication

Création charte graphique, logo
Création templates du site internet
Intégration HTML sur votre site web
Mise en place d’un module de mise à jour des contenus en toute autonomie
Dépôt d’un nom de domaine https sécurisé pour l’hébergement de votre site web
Génération d’adresses emails spécifiques sur la base du nom de domaine déposé
Pack d’e-mailings promotionnels
Routage emailings
Élaboration du plan de communication multicanale

Mise en avant des sponsors et participants

Catalogue spécifique, accessible depuis un menu dédié
Éléments graphiques différenciants au catalogue
Fonctionnalités exclusives (Priorisation des rendez-vous, rencontres de participants VIP, accès au contenu privatif de l’événement …)
Contenus promotionnels (outils multimédias, webinaire dédié, réseaux sociaux)

Spécificités additionnelles dans le cadre d'un événement physique

Présence de l’équipe Vimeet sur place
Installation générale : de la conception des stands à la signalétique
Coordination des équipes de production : captation, broadcast, diffusion sur plateforme Vimeet, replays…
Conciergerie : suivi de la tenue des rendez-vous en temps réel
Gestion du Ticketing et du contrôle d’accès :

Création de badges par catégorie d’inscrits
Paramétrage et envoi des e-badges par mail
Gestion d’accès
Configuration du matériel de contrôle d’accès et d’impression de badge
Supports de badge
Cordons « tour de cou »

Créer un événement physique

Spécificités additionnelles dans le cadre d'un événement digital

Test Visio auprès des Participants
Activation du module visio pour l’organisation des rendez-vous en visio HD
Activation du module Webinar en visio HD
Vérification de la bonne tenue des rendez-vous le Jour J : WATCH TOWER
Intégration portail Online Meetings Events
Personnalisation visio-room
Visio-room cryptées et sécurisées
Networking :

Salle de pause virtuelle personnalisable
Chat public et privé
Indications « online/offline » sur chaque fiche de participation
Room-visio spontanées

Créer un événement digital

Spécificités additionnelles dans le cadre d'un événement hybride

Multiplexage One to One : le même jour, plusieurs événements connectés
Les déjeuners placés algorithmiques :

Notation post rendez-vous
Déjeuners placés par l’algorithme

Journée “Académie” en ligne pour former et préparer vos participants à l’événement présentiel.
Événements 3D :

Intégration de l’environnement 3D au sein de la plateforme Vimeet
Tous les formats : pavillons & halls d’entrée, salles d’exposition, salles de conférences, salle de pause

Créer un événement hybride

Ils nous font confiance !

Agence Spatiale Européenne, multitude d’institutionnels (Pôles de compétitivité, Régions, CCI, Agences de développement), grands groupes et bien d’autres, issus du monde entier.

Plus de 4000 événements physiques, hybrides ou digitaux

Avec Vimeet, vous disposez d’une plateforme technologique adaptée à une multitude d’événements et de formats :
salons d’exposition, conventions d’affaires, forum pour l’emploi, congrès, rendez-vous corporate, etc.